Cientos de pequeñas decisiones.
Ninguna de ellas olvidada.
Toda agencia funciona a base de decisiones: quién recibe el lead, cuándo contactar, qué hacer si un comprador no aparece, quién gestiona el NIE o la reserva. Mapeamos estos procesos y los automatizamos en el PremiumClients CRM para que su operativa funcione igual de bien en un lunes ajetreado que en una tarde tranquila de agosto.
Diseñado y desarrollado durante la transformación Dominium de 90-120 días.
La automatización falla cuando solo contempla el camino ideal
La mayoría de automatizaciones en un CRM se limitan a un email de bienvenida y un recordatorio. Las agencias reales son más complejas: un comprador escribe dos veces por portales distintos, un agente está de vacaciones, un lead escribe en alemán a una oficina en España, una promotora cambia la lista de precios o una reserva se cae.
Diseñamos la automatización para escenarios reales, incluyendo las excepciones que nunca se consideran. Esa es la diferencia entre un CRM que parece automatizado y una operación que realmente funciona sola.
Desde el primer contacto hasta la postventa
Captura y deduplicación de leads
Los leads de portales, web, WhatsApp, llamadas y redes sociales llegan a un solo lugar, se vinculan con contactos existentes y se etiquetan por origen.
Distribución de leads
Reglas basadas en idioma, zona, presupuesto, tipo de propiedad, disponibilidad del agente, oficina y carga de trabajo, con alternativas si el agente no está disponible.
Secuencias de seguimiento
Secuencias multilingües vía WhatsApp, SMS y email, adaptadas al tipo de comprador y fase, incluyendo el seguimiento a largo plazo para quienes aún no están listos.
Gestión de visitas
Confirmaciones, recordatorios, indicaciones, preparación del agente con el contexto del comprador, solicitud de feedback y recuperación tras ausencias.
Transacciones
Reserva, señal, documentación, procesos de AML y KYC, fechas de notaría y reparto de comisiones, todo bajo control mediante tareas y recordatorios.
Gestión de propietarios y carteras
Solicitudes de valoración, contratos de captación, alertas de bajada de precio a compradores interesados y actualizaciones para el propietario.
Gestión y KPIs
Velocidad de respuesta, conversión por fuente, actividad del agente y reportes de facturación, actualizados de forma automática.
Postventa y referidos
Entrega de llaves, atención al cliente, solicitud de reseñas y programas de referidos, para que una venta traiga la siguiente.
Qué cambia en una semana normal
Primero mapear, luego automatizar
Auditoría
Documentamos cómo se gestionan los leads, visitas y operaciones en su agencia actualmente y dónde se estancan.
Mapeo de escenarios
Cada ruta, excepción, transferencia y idioma se pone por escrito y se acuerda con su equipo.
Desarrollo
Creamos flujos, plantillas y tareas en el PremiumClients CRM y los probamos con casos reales.
Adopción
Implementamos procesos y formación para que el equipo y la automatización trabajen juntos. Luego, refinamos basándonos en datos.
Preguntas frecuentes
Qué se puede automatizar en una agencia inmobiliaria?
Captura de leads, deduplicación, distribución, respuestas iniciales, seguimiento, recordatorios de visitas, recuperación de ausencias, emparejamiento de comprador y propiedad, gestión documental, tareas de cierre, actualizaciones a propietarios, solicitudes de reseñas y reporting. La auditoría determinará qué automatizaciones tendrán mayor impacto en su agencia.
Necesitamos un CRM nuevo para automatizar?
La verdadera automatización requiere un sistema donde cada lead, conversación y operación quede registrada. La mayoría de las herramientas de gestión de inmuebles no pueden hacer esto. El PremiumClients CRM está diseñado para ello y puede trabajar junto con sus fuentes de datos y MLS actuales.
La automatización hará que nuestra comunicación parezca robótica?
No, si se diseña correctamente. Los mensajes se redactan manteniendo su tono, en el idioma del comprador y programados según eventos reales. Los agentes intervienen personalmente cuando es necesario.
Cuánto tiempo lleva el proceso?
La automatización se desarrolla como parte de la transformación Dominium, que suele durar de 90 a 120 días. Los primeros flujos suelen estar activos en las primeras semanas.
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